Un stage en formation permet à l’employeur d’accueillir temporairement dans son entreprise un stagiaire étudiant.
Les stages hors cursus pédagogique, c’est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire sont interdits.

CONDITIONS D’ACCUEIL

Un stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, l’employeur n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
L’employeur doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d’arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l’établissement.

Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l’étudiant. Il permet au stagiaire d’acquérir des compétences professionnelles liées à sa formation. Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l’établissement d’enseignement.

Un stage d’étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :

• Remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
• Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié)
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité
• Occuper un emploi saisonnier

LA CONVENTION DE STAGE

La signature d’une convention de stage est obligatoire. Elle précise les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage. La convention indique également le temps prévu de stage dans le cursus de formation.

Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d’une convention signée entre les différentes parties :

• Stagiaire (ou, s’il est mineur, son représentant légal)
• Organisme d’accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme)
• Établissement d’enseignement ou de formation
• Enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement
• Tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil

La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :

• Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement
• Compétentes à acquérir ou à développer au cours du stage
• Activités confiées au stagiaire en fonction des compétences à acquérir
• Noms de l’enseignant référent et du tuteur
• Dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
• Durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil
• Conditions d’autorisation d’absence
• Taux horaire de la rémunération (appelée gratification), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement
• Conditions dans lesquelles l’encadrement et le suivi du stagiaire sont assurés
• Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)
• Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail, et, le cas échéant, obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile
• Modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage
• Modalités de validation du stage en cas d’interruption
• Clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil qui sont applicables au stagiaire
• Conditions de délivrance de l’attestation de stage.

NOMBRE DE STAGIAIRES AUTORISÉS

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires au maximum en même temps.

Dans un organisme d’accueil d’au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif.
Exemple : une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75). L’effectif est arrondi au nombre entier supérieur.

Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

DURÉE MAXIMALE D’UN STAGE EN ENTREPRISE

La durée de formation effectuée en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement.
Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil de la façon suivante :

• 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence
• 22 jours de présence représentent 1 mois

La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l’année d’enseignement, 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil.

À noter : en cas d’embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et est prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.

DÉLAI DE CARENCE ENTRE 2 STAGES

L’employeur doit respecter un délai de carence entre 2 stages à un même poste  : il est de 1/3 de la durée du stage précédent.
Exemple : après un stage de 6 mois, l’employeur doit attendre 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s’applique pas si le stagiaire interrompt lui-même le stage.

RÉMUNÉRATION DU STAGIAIRE

Le stagiaire n’est pas rémunéré car il n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise.
Toutefois, le stagiaire peut percevoir une gratification minimale si le stage est supérieur à 2 mois consécutifs au cours de la même année scolaire.
Le montant minimale versé pour chaque heure de présence effective est de 4,35 €. (sauf si convention collective plus favorable)
Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 4,35 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.

Pour les stages de moins de 2 mois, l’organisme d’accueil n’a pas l’obligation de verser une gratification.

La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le 1^er jour de stage.

Exemple : pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1^er janvier au 31 mars 2025 :

• Janvier : 154 heures effectuées (22 jours x 7 heures)
• Février : 140 heures effectuées (20 jours x 7 heures)
• Mars : 147 heures effectuées (21 jours x 7 heures)

Le montant de la gratification totale due est de 441 heures, soit 1 918,35 €.
Elle peut être versée soit au réel des heures effectuées par mois, ou par lissage par mois sur la totalité des heures effectuées durant le stage.

Période	Nombre d’heures réelles	Lissage(=1 918,35 €/3)
Janvier	669,90 €	639,45 €
Février	609,00 €	639,45 €
Mars	639,45 €	639,45 €
Total	1 918,35 €	1 918,35 €

CONGÉS DURANT LE STAGE

Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d’autorisations d’absence.
Si le stage dure 2 mois maximum, la prise de congés n’est pas obligatoire.

AVANTAGES ET DROITS DU STAGIAIRE

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le CSE, par exemples).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Frais de repas : le stagiaire doit avoir accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.
Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l’employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 7,26 € en 2023.

Frais de transport : l’employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.

FIN DE STAGE

En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage.
Elle mentionne la durée totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

NON RESPECT DES RÈGLES

En cas de non-respect des règles d’encadrement des stages, l’employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu’à 2 000 € par stagiaire concerné.

L’amende peut aller jusqu’à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l’année qui suit la 1^re amende.